En Asorna cada área usaba herramientas distintas para gestionar su información diaria. Los indicadores de calidad se calculaban manualmente en cada periodo, lo que llevaba mucho tiempo sin aportar valor. La gestión del servicio de intérpretes también era manual, y la comunicación con intérpretes y personas usuarias se hacía por distintos canales, lo que generaba problemas de coordinación. Además, los datos para las memorias anuales se recopilaban en hojas de cálculo externas al servicio.
Carmen Artoleta, Trabajadora social.
Asorna
La necesidad
En Asorna nos encontramos con una situación en la que cada área de trabajo utilizaba diferentes herramientas para la gestión de la información que manejan en su día a día. El cálculo de los indicadores de calidad se realizaba de manera manual en cada periodo y suponía mucho tiempo sin ningún valor añadido.
La gestión del servicio de intérpretes era manual y la comunicación tanto con las intérpretes como con los usuarios se realizaba utilizando diferentes canales asíncronos y producía problemas de coordinación. La recopilación de datos para las memorias anuales del servicio se llevaba con hojas de cálculo de manera externa al servicio.
La solución
Diseñamos un sistema de gestión integrado para la asociación y desarrollamos una herramienta web donde se integra la información de las personas que de una manera u otra tienen relación con la asociación (socios, usuarios, trabajadoras, entidades…, se registran todas las acciones realizadas desde las distintas áreas de la asociación (mediación, trabajo social, cultural, educación, servicio de intérpretes). Se ha desarrollado una app para los usuarios del servicio de intérpretes y para las intérpretes, desde donde se solicitan los servicios de interpretación, se coordinan los servicios mediante la plataforma web y se comunican tanto a los usuarios como a las intérpretes a través de la app. El parte de trabajo de las intérpretes se recoge también desde la app.
El resultado más visible, además de la integración de la información y que un dato se recoge una única vez, es que la generación de la información periódica para las memorias e indicadores que se utilizan se ha automatizado y se han eliminado muchas tareas manuales de recopilación y agrupación de la información.
