La necesidad
En mayo de 2023, Anasinf y Cinfa unieron fuerzas para abordar una necesidad clave en el departamento de Prevención de Riesgos Laborales y Medioambientales (PRL-MA) de Cinfa: digitalizar y optimizar un proceso que hasta entonces dependía de herramientas tradicionales como Excel. El reto era diseñar un software personalizado que permitiera gestionar de manera más eficiente los incidentes, accidentes, riesgos y acciones correctoras dentro de la empresa, asegurando una comunicación fluida y control en tiempo real.
Limitaciones del sistema tradicional
El proceso que utilizaba Cinfa hasta entonces databa de 1995. Aunque había sido funcional durante décadas, su dependencia de hojas de cálculo limitaba la capacidad para analizar y gestionar la información de manera ágil y eficaz. Así mismo, era necesario incorporar alertas automáticas, indicadores claros y gráficos personalizables que facilitaran el seguimiento de incidentes y acciones correctivas. La expansión de la empresa y el endurecimiento de las normativas hicieron más evidente la necesidad de agilizar la búsqueda de una solución más acorde a sus necesidades actuales.
Así, Cinfa requería una herramienta capaz de centralizar la información, permitir la colaboración entre departamentos y proporcionar un control completo del estado de los incidentes, tanto en términos de PRL como de Medio Ambiente. Así surgió la colaboración con Anasinf, en concreto con nuestro equipo de desarrollo de software a medida.
La solución
Después de un análisis exhaustivo de los procesos existentes hasta el momento y las necesidades del cliente, así como de las valiosas aportaciones de conocimiento y propuestas de mejora por parte de las personas responsables del departamento de Prevención de Riesgos Laborales y Medioambientales, Anasinf diseñó una plataforma web que abarca todos los requisitos del área PRL-MA. A la aplicación se tiene acceso desde los distintos centros de producción y cuenta con distintos roles de usuario, cada uno con sus correspondientes medidas de ciberseguridad para garantizar la privacidad de los datos.
La solución se integra directamente con el sistema de gestión de la empresa, utilizando la información ya existente de recursos humanos. Esto permite una gestión más eficiente, ahorrando tiempo y minimizando errores, manteniendo la información siempre actualizada y precisa.
Sus funcionalidades principales incluyen:
- Registro centralizado de incidentes: Un sistema que permite el alta, seguimiento y cierre de partes tanto en riesgos laborales como medioambientales.
- Gestión de roles y comunicación: Asignación de roles específicos para que cualquier profesional en Cinfa pueda abrir partes, realizar acciones asignadas y que los líderes de área puedan gestionar y cerrar partes, garantizando el flujo de información entre los responsables.
- Automatización de alertas y notificaciones: Envío de notificaciones automáticas y alertas por correo electrónico, lo que facilita el seguimiento de acciones correctivas.
- Indicadores y gráficos: Integración de gráficos y estadísticas que permiten visualizar la evolución de los incidentes, los plazos de resolución y el estado de las acciones derivadas.
- Recolección de evidencia: Posibilidad de adjuntar fotografías, videos y descripciones detalladas para documentar cada incidente.
- Consultas y generación de informes: Permite explotar y consultar los datos registrados, generando informes automáticos para distintos stakeholders, como el personal de producción y los auditores de calidad.
Requisitos clave y funcionalidades específicas
La aplicación no solo se centró en la digitalización del proceso, sino en la optimización de la experiencia del usuario, con un enfoque claro en la usabilidad. Las principales funcionalidades se estructuraron de la siguiente manera:
- Administración y configuración: Alta de usuarios y asignación de credenciales, permitiendo a los empleados realizar y gestionar partes e investigaciones de manera segura.
- Gestión de partes: Proceso completo de alta de incidentes, incluyendo la gestión de los datos necesarios para considerarlo finalizado, así como la comunicación automatizada con los responsables pertinentes.
- Investigación de partes: Recogida de conclusiones, fotografías y evidencias, identificación de acciones correctivas y asignación de responsables, asegurando la trazabilidad del proceso.
- Gestión de acciones: Seguimiento y control del cumplimiento de las acciones derivadas de la investigación, con registro de la situación actual y comunicación del estado a los interesados.
- Cierre de partes y consulta de datos: Sistema automatizado de cierre de partes y generación de informes detallados para los stakeholders, incluidos auditores y personal de producción.
Una experiencia de éxito
La colaboración entre Cinfa y Anasinf ha sido un éxito y ha resultado muy satisfactoria, en gran parte gracias al enfoque colaborativo que ambas partes adoptaron desde el inicio. El resultado es una herramienta integral que no solo ha mejorado la eficiencia operativa del departamento de PRL-MA, sino que también ha demostrado el impacto de la digitalización en la optimización de procesos clave dentro de la empresa.
Este proyecto no solo permite un control preciso de los incidentes y las acciones correctivas, sino que además proporciona una visión clara del estado de los riesgos laborales y medioambientales, beneficiando tanto a Cinfa como a su personal. A medida que la empresa crece, la flexibilidad del sistema desarrollado asegura su capacidad para adaptarse a las futuras necesidades de la compañía.
Colaboración continua
El resultado tan favorable de esta colaboración ha sido tal que, de hecho, Anasinf y Cinfa continúan trabajando conjuntamente en la creación de una nueva herramienta para atender las necesidades de otro departamento, fortaleciendo aún más la relación entre ambas empresas.
